De hal en het entree gedeelte van een gebouw is het visitekaartje van jouw bedrijf. Bij binnenkomst doet de bezoeker (potentiële klant) hier zijn eerst indruk op. Een positieve eerste indruk is zo belangrijk en kun je maar één keer maken. Daar wil je alle aandacht aan besteden toch? Daar staan we niet altijd bewust bij stil tijdens het (ver)bouwen en inrichten van een bedrijfsgebouw.
Naast dat het een belangrijke eerste indruk voor de bezoeker is kan het inrichten van de entree/hal ook best lastig zijn. Er zijn zoveel elementen waar je rekening mee dient te houden. Een uitnodigde sfeer creëren welke professionaliteit uitstraalt speelt een belangrijke rol, maar praktische aspecten zijn net zo belangrijk. In dit artikel lees je alles waar je rekening mee moet houden bij het inrichten van deze ruimtes.
Een eerste indruk bij de binnenkomst van een gebouw is enorm bepalend. Het dient er sfeervol, verzorgd en uitnodigend uit te zien. Je wilt de bezoekers (potentiële klant) een warm en welkom gevoel geven. Het is van groot belang om hier aandacht aan te besteden.
Wie is je bezoeker? Wat moet de bezoeker zien en ervaren bij binnenkomst in jouw bedrijf? Welk gevoel wil je overbrengen? Als je dit weet kun je daar jouw communicatie en uitstraling op aanpassen.
Hoe vindt een bezoeker na binnenkomst eenvoudig de weg in het gebouw. Is er een centrale balie waarachter een receptionist(e) de bezoekers persoonlijk welkom heet of dient de bezoeker zelf zijn eigen weg te vinden?
Bij een groter bedrijf:
Het persoonlijkste is een receptionist(e) welke de bezoekers ontvangt en verder doorverwijst. Maar mocht je bedrijf niet over een balie met receptionist(e) beschikken dan kan het plaatsen van een heldere bewegwijzering op het centrale middelpunt in het entree gedeelte ook uitkomst bieden. Dit kan d.m.v. Een digitale bewegwijzeringshulp met een touchscreen of een afbeelding met een duidelijke plattegrond van het gebouw waarop de bezoeker kan zien hoe hij/zij zijn weg kan vervolgen.
Bij een kleiner bedrijf:
Een receptionist(e) is niet altijd haalbaar maar een persoonlijk ontvangst van bezoekers maakt je bedrijf wel professioneler. Is het mogelijk om vanuit een kantoorruimte zichtlijnen te creëren naar de ingang en het entreegedeelte van het gebouw? Hierdoor kan een medewerker vanachter zijn/haar balie ook de ontvangt op zich nemen en naar de bezoeker toe lopen om deze persoonlijk welkom te heten.
Overzichtelijkheid van het entree/hal gedeelte is ontzettend belangrijk voor de eerste oriëntatie van de bezoekers. Een duidelijke routing is hierbij van groot belang. Houd er rekening mee dat de hoofdboodschap aan de bezoeker bij binnenkomst van een gebouw altijd oriëntatie dient te zijn en dat de rest van de communicatie hieraan ondergeschikt is.
Laat de communicatie in het entree en hal gedeelte aansluiten op jouw bedrijf. Doe je dit met tekst of werken visuele iconen welke je bezoeker op grote afstand al herkend veel beter? Zorg ervoor dat de manier van aanspreken in tekst en visuele uitstraling passend is bij de bezoekers en jouw bedrijf.
Vergeet niet dat de bezoeker vaak ook via het entree gedeelte het gebouw weer verlaat? Wil je de bezoeker nog iets meegeven of communiceren bij zijn of haar vertrek?
Om wachten zo fijn mogelijk te maken kun je je afvragen wat de bezoeker prettig vindt als deze even moet wachten? Verdiep je in de bezoeker, wie is hij/zij en wat zijn zijn/haar wensen?
Is dat comfortabel zitten, het lezen van een tijdschrift met muziek op de achtergrond of kijkt hij/zij liever naar televisie? Bedenk dat elke bezoeker anders is en andere behoeftes heeft.
Natuurlijk daglicht geeft een ruimte een prettig gevoel. Dit kan niet in alle gebouwen gerealiseerd worden maar het is bewezen dat uitzicht op een groene omgeving rustgevend werkt.
Bij een aparte wachtruimte voor bezoekers is het van belang dat een receptionist(e) zicht heeft op de wachtruimte. Ook is aan te raden om beide ruimtes van elkaar te scheiden i.v.m. Privacy.
Zijn er ook kleine kinderen? Vergeet hun dan niet en creëer een plek om te spelen.
Een ruimte welke een sfeervol, professionaliteit en uitnodigend gevoel uitstraalt, daar kom je veel prettiger binnen dan in een kil en sfeerloos geheel. De entree/hal gedeelte van het gebouw is het eerste visitekaartje van jouw bedrijf. Bedenk van tevoren wat jij wilt dat de bezoekers hier ervaren.
Wat voor jou sfeervol is hoeft dat voor een ander helemaal niet te zijn. Wat aantrekkelijk en sfeervol is verschilt per persoon, iedereen heeft namelijk een eigen smaak. Jouw bedrijf heeft misschien al een huisstijl in tekst en communicatie maar welke huisstijl past hierbij qua meubels en sfeergevoel in het gebouw? Welke materialen van en combinaties van kleuren passen daar het beste bij? Besteed aandacht aan vormgeving en kleursamenstellingen van meubels, vloer en raamstoffering.
De draaicirkel van een rolstoel, scootmobiel en mensen met een kinderwagen zijn heel anders dan van iemand die deze middelen niet gebruikt. Houdt hier rekening mee. Niet alleen draaicirkels zijn hierbij van belang maar ook communicatie en zichtlijnen zijn zittend in een rolstoel op een hele andere visuele hoogte dan bij iemand die wandelend naar binnen loopt.
Praktisch, mogelijkheden
Het entree/hal gedeelte van een gebouw hebben naast eerdergenoemde punten altijd nog algemene praktische onderdelen welke van belang zijn voor de bezoekers. Denk hierbij aan een garderobe, toiletten, vluchtroutes, etc.
Ook kan het entree/hal gedeelte ruimte bieden aan bijv. Extra “flex” werkplekken of vergaderruimte? Er zijn talloze creatieve mogelijkheden te bedenken om het entree/hal gedeelte optimaal te benutten en in te richten.
